Excel 2003 工作表是组织和分析财务数据的理想工具。例如，您可能会创建一个包含差旅住宿费的工作表。如果需要各个季度的分类汇总，您知道如何相应地修改工作表。

但是，在需要按季度查看费用类别总计时会发生什么情况呢而且如果您每次只想查看某一类或某一年份又该怎么办呢在 Excel 工作表中能实现这些吗当然可以。有没有更容易的方法肯定有。

一种更容易的方法

Microsoft PivotTable 报表就是答案。不必写入复杂的公式，您可以使用向导创建一个交互式表格来自动提取、组织和汇总您的数据。然后，您可以使用该报表分析数据并进行比较、检测样式和关系并分析趋势。

例如，您可以使用一个包含差旅费事项的电子表格...

Excel 工作表来源

...创建一个按类别和季度汇总员工差旅费总计的数据透视表。

各类别、年份和季度的费用

现在，不必更改原始工作表，您就可以创建另一个数据透视表,通过其他方式来查看数据;例如，可以按员工或按月份查看差旅费，而不必输入一个公式。

下面说明如何快速创建数据透视表。

创建数据

首先，在 Excel 工作表中创建数据。您可以将现有的电子表格或数据库中的数据导入到新 Excel 工作表中。确保数据可用于数据透视表：

删除所有空行或空列。 删除所有自动小计。 确保第一行包含各列的描述性标题。 确保各列只包含一种类型的数据例如，一列中是文本，另一列中是数值。

启动数据透视表和数据透视图向导

在 Excel 工作表中，从要根据其创建数据透视表的表格选择一个单元格。 在数据菜单上，单击数据透视表和数据透视图启动数据透视表和数据透视图向导。

如果不能选择数据透视表和数据透视图怎么办

如果工作簿是共享的(共享工作簿：允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿。每位保存工作簿的用户可以看到其他用户所做的修订。)，则数据透视表和数据透视图命令不可用。

在数据透视表和数据透视图向导 - 3 步骤之 1的请指定待分析数据的数据源类型:下，单击Microsoft Office Excel 列表或数据库。 在所需创建的报表类型:下，单击数据透视表。 单击完成。

Excel 会在您的工作簿中插入一个新工作表，该新工作表包含报表的布局区域(即数据透视表工具栏)和数据透视表字段列表。

开始构建您的数据透视表

将类别字段从数据透视表字段列表拖动到数据透视表的将行字段拖至此处区域。

不要担心会将字段放错位置，您以后可以随意移动它们。

请注意，向导会使用您的工作表中类别列的数据自动填充行。此外，数据透视表字段列表中所使用的字段以粗体显示。

行中为类别的数据透视表

如果看不到数据透视表字段列表怎么办

如果看不到数据透视表字段列表，请在带轮廓的布局区域中单击。如果仍然看不到它，请单击数据透视表工具栏上的显示字段列表按钮。

数据透视表工具栏在什么位置

该工具栏显示时应该浮动在工作表上或停靠在一侧。如果没有显示该工具栏，请单击视图，指向工具栏然后单击数据透视表。

给报表添加数据

将包含要汇总数据的字段，例如，金额字段，从数据透视表字段列表 拖动到数据透视表的请将数据项拖至此处区域。

现在，数据透视表会显示每个类别的费用总计。

包含类别和费用总计的数据透视表

给报表添加页排序字段

要按类筛选数据，可以在页顶部创建一个下拉箭头。

将类字段从数据表字段列表拖动到将页字段拖至此处区域。 单击类下拉箭头，然后选择一个类。

现在，您可以看到某个时间某一个类的费用类别。

按类筛选的结果

要查看所有类的数据，请单击类下拉箭头，然后单击(全部)。

使用此报表还可以做什么

按金额排序费用类别

您可以利用自动排序功能来首先查看最大的费用类别。

单击类别字段，单击数据透视表工具栏上的数据透视表，然后单击排序并列出前 10 项。 在自动排序选项下，单击降序。 在使用字段框中，单击金额总和，然后单击确定。

按金额排序的费用类别

查看各季度的费用类别

按季度查看每个类别的花费：

将日期字段拖动到行区域。 右键单击日期字段，指向组及显示明细数据，然后单击组。 在依据框中，单击季度。如果源工作表包含多个年份的数据，还要单击年份。 如有必要，清除月份选项，然后单击确定。

各年份、季度和类别的费用

查看各季度每个费用类别的变化情况

您可以在很短的时间内更改数据透视表中的行和列。 将类别字段拖动到年份字段的左侧。

各类别、年份和季度的费用

按员工筛选结果

要按员工筛选数据，可以在页的顶部创建第二个下拉箭头。

将员工字段拖动到类字段之上或之下的页字段区域。 单击员工下拉箭头，选择一名员工，然后单击确定。

按员工筛选的结果

在不同的工作表上显示每个员工的结果

除了查看一名员工的结果，您还可以将每个员工的结果显示在不同的工作表中。

在数据透视表工具栏上，单击数据透视表，然后单击分页显示。 在分页显示对话框中，单击员工，然后单击确定。

多个页将会作为工作表标签显示出来。

位于单独的工作表上的员工结果

源数据发生变化时刷新数据透视表

每当源电子表格中的数据发生变化时，可以立即更新您的数据透视表。

单击数据透视表工具栏上的刷新数据按钮。

瞬间让数据透视表看上去漂亮非凡

使用 自动套用格式 迅速获得具有专业外观效果。

在数据透视表工具栏上，单击设置报告格式按钮。

单击一个报表或表格样式，然后单击确定。

数据透视表还可以为我做什么

基本数据透视表的设置快速且方便。不过，如果愿意多花点时间，您还可以学到使用数据透视表处理和分析数据的更多方法。例如，可以从许多不同类型的源中导入数据或连接到许多不同类型的源中的数据，自定义报表的格式，以及以有意义、易于理解的方式显示结果。