行政公文编写作业指导书

1、 目的

规范物业公司行政公文的编写，提高公文编写水平。

2、 范围

适用于物业公司各类公文的编写。

3、 职责

3.1行政人事部负责公文规范性审核，指导、监督物业服务中心公文编写。

2项目经理负责物业服务中心公文规范性审核。

3各部门负责本部门公文的起草。

4、 方法与过程控制

4.1决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下 级单位不适当的决定事项。

1. 2通告：适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。

4.1.3通知：适用于发布公司内部各项规定、任免人员、批转各部门的公文、传达要求各部门 办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

4.1.4通报：适用于公司各部门表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

1. 5报告：适用于向上级领导汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级领导的询问。

4.1.6请示：适用于向上级领导请求指示、批准。

4. 1. 7批复：适用于答复各部门的请示事项。

4.1.8意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4. 1. 9函：适用于各单位之间的工作商洽，询问和问题答复，请求批准和答复审批，提示、督 办或催办等事宜。

4. 1. 10规定：适用于对特定范圉内的工作和事物制定具体有约束力的行为规范。

4.1.11会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

4. 2文件的编码格式

4. 2. 1行政公文编码方式：

4. 2. 1. 1物业服务中心正式发文字号为：“景力物管” +年份+序号，即：景力物管字【林林】 第*〉x*号。

4. 2. 1. 2行政人事部正式发文字号为：“行政办” +年份+序号，即：行政办【林枠】第材*号。

4. 3标准格式

4. 3. 1公文用纸幅面及版面尺寸

4. 3. 1. 1公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用标准的A4型纸，其幅面尺寸为210mmX297mmo

4. 3. 1. 2公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上口边）为：27mm±lmm;公文用纸订口（左 白边）为：26mm± 1mm;版心尺寸为：146mmX235mm（不含页码）。

4. 3. 1. 3公文中图文的颜色：未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。

4. 3. 2排版规格与装订要求

2/4 4. 3. 2. 1排版规格：正文用四号宋体，文中如有小标题可用4号宋体加粗或微软雅黑字体，一 般每面排26行，每行排30个字，行间距固定值25磅。

4. 3. 2. 2印制要求：双面印制，页码底端居中，两面误差不得超过2mm。印品着黑实、均匀； 字面不花、不白、无断划。

4. 3. 2. 3装订要求：公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。订位为两钉钉 锯外订眼书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为8mm—10mm；无坏 钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

4. 3. 3公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色线（宽度157mm） 以上的各要素统称眉首，置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体： 置于主题词以下的各要素统称版记。

4. 3. 3. 1发文机关标识：发文机关标识由发文机关全称加“文件”组成。发文机关标识使用小 标宋体，用红色标识。

4. 3. 3. 2发文字号：发文字号山发文单位代字、年份和序号组成。发文机关标识下空4行，用 14号宋体字，居左排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“（）” 括入；发文字号与版心等宽的红色反线距5mm。

4. 3. 3. 2 主体

4. 3. 3. 2. 1公文标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标 题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。位置：红色反线下空1行，用20号 宋体字加黑，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

4. 3. 3. 2. 2主送机关：标题下空1行，左侧顶格用四号宋体体字标识，主送单位名称后标全角 冒号。请示的公文，应坚持主送一个单位的原则；不得越级请示；除领导直接交办的事项外， 请示不得直接送领导者个人；批复下级请示，只能主送原请示单位。

4. 3. 3. 2. 3公文正文：主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格（数字、年份不能 回行）。人名、地名、数字、引文准确；时间应写具体的年月日；在坚持同一公文中保持数字 使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和必须使用汉字外，一般都使用阿拉 伯数字；应使用国家法定计量单位；使用简称时，一般应先用全称，并注明简称；请示应一文 一事，报告中不得夹带请示事项。

4. 3. 3. 2. 4附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用四号宋体体字标识“附件”，后 标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿位伯数码（如“附件：1. XXXXXXXXXX"）； 附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件的序号左上角第1行顶格标 识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

4. 3. 3. 2. 5成文日期：用汉字将年、月、日标全，“零”写成“O”。

4. 3. 3. 2. 6公文生效标识：公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文单位印章或 签署人姓名。公文生效标识有以下两种惜况，一种是单发文机关如何标识公文生效标识，另一 种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

4. 3. 3. 2. 6. 1单一发文时，在落款处须署发文单位名称，单位名称右空2字，下一行标识成文

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日期。成文日期须与发文单位居中对齐；加盖印章应居正文之下，端正、居中上不压正文，下 要骑盖年月时间，印章要清楚、端正用红色。

4. 3. 3. 2. 6. 2联合行文需加盖两个印章时，两个发文单位应平行排列，中间相距6个字；成文 日期在下行，在两个发文单位内居中拉开；主办单位印章在前；两个印章均压成文日期，印章 用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两个印章间互不相交或相切，相 距不超过15mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空口印章，应将各发文单位 名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖在其上。主办单位印章在前, 每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两印章，均居中排布；两个印 章间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

4. 3. 3. 2. 6. 3当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加 以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

4. 3. 3. 2. 7附注：用以说明在正文不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于 表示公文的阅读范圉、使用方法等内容，用四号宋体体字，居左空2字加圆括号标识在成文日 期下1行。

4. 3. 3. 3 版记

4. 3. 3. 3. 1主题词：“主题词”用四号宋体体字加粗，页面倒数第五行（如主题词、抄报、抄 送有回行也要相应增加行数）居左顶标识，后标全角冒号；词LI用四号宋体体字；词訂之间空 一字（不得加插标点符号）。

4. 3. 3. 3. 2抄报：在主题词的下1行，列清抄报人或抄报范圉，左右各空1字，用四号宋体体 字加粗标识''抄报”，后标全角冒号；抄报人之间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄报人对齐; 在最后一个抄报人后标句号。

4. 3. 3. 3. 3抄送：公文如有抄送单位，在主题词下2行，左右各空1字，用四号宋体体字标识 “抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后 一个抄送机关后标句号。

4. 3. 3. 3. 4印发机关和印发日期：位于抄送单位之下（无抄送单位在抄报之下）占1行位置； 用四号宋体体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准， 用阿拉伯数码标识。

4. 3. 3. 3. 5公文份数序号：公文份数序号是同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序编号。如 需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格在版心右下角最后1行，用小括号“（）”注明。

4. 3. 3. 3. 6版记中的反线：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

4. 3. 3. 3. 7版记的位置：版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

4. 3. 3. 3. 8页码：用小五号宋体体阿伯数码标识，页码居中置于页脚第一行。

4. 3. 3. 3. 9公文中的表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码在页脚居中。

4. 3. 4拟写公文时须按照标准格式，详见《公文标准格式》。

4. 3. 5行文方式

4. 3. 5. 1对外行文是指对物业系统外的单位及个人发文的行为。

4. 3. 5. 1. 2各职能部门对外行文时，应当以公司名义行文；但可以本部门名义用信函文种对外

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交流。

4. 3. 5. 2对内行文是指对物业系统内部单位及个人发文的行为。

3. 5. 2. 1下属项目均可对内行文。行文时，有公章的单位应加盖印章。

支持性文件

无

6 ?相关记录表格

无

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