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行政公文管理作业指导书

目的

规范公司公文处理流程，提高办公效率和质量。

范围

适用于公司行政公文管理工作。

职责

3.1行政人事部负责公司本部行政公文的管理，指导、监督物业服务中心行政公文管理。

2行政人事部负责物业服务中心的行政公文管理。

方法与过程控制

1行政公文管理主要包括发文办理、收文办理、公文归档、公文整理与销毁等事项。

4. 2发文办理

4. 2. 1起草人草拟公文，经部门负责人审核、审批人签字同意后交行政人事部。

4. 2. 2行政助理在公文签批后、正式印发前应当进行复核，重点是审批、签发手续是否完备， 附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序 复审。

4. 2. 3行政助理复核无误后方可提交用印部门用印、分发。

4. 3收文办理

4. 3.1收文办理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、传阅、催办等管理过程。

4. 3. 2上级来文及外来文件办理

4. 3. 2. 1行政助理收到有关公文后须签收并登记。签收时应当逐件清点，如发现问题，应当及 时向发文单位咨询，并采取相应的处理措施，急件应当注明签收具体时间。

4. 3. 2. 2行政助理将有关公文递交公司/物业服务中心负责人批示，记录批示意见并交由领导 批示部门办理。两个以上部门办理的应明确主办部门，紧急公文应明确办理时限。

4. 3. 2. 3承办部门收到交办的公文应当及时承办，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办 理。

4. 3. 2. 4行政助理要严格按照规定的范用和领导批办范圉组织传阅（不能任意扩大或缩小传阅 范围）。一般性文件应两日内传阅完毕，急件、要件应随到随办，及时传阅，及时收回。

4. 3. 2. 5行政助理负责催办领导批办事项，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般 公文定期催办。

4. 3. 3其他公文办理

4. 3. 3. 1行政助理收到有关公文后须签收并登记。签收时应当逐件清点，如发现问题，应当及 时向发文单位咨询，并采取相应的处理措施，急件应当注明签收具体时间。

4. 3. 3. 2行政助理收到下级部门上报的公文后应当进行审核。审核的重点为是否应由本单位办 理，是否符合行文规则，内容是否符合公司制度及其他有关的规定，涉及其他部门的事项是否 已协商，文种使用、公文格式是否规范等。对于不符合本处理程序的公文，应及时退回呈报部 门并一次性说明理由。

4. 3. 3. 3行政助理将审核无误的公文按流程逐级递交权限领导签署意见。主批人应及时批办公 文，对有具体请示事项的，应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意。没 有请示事项的，签字表示阅知。行政助理负责催办。

4. 3. 3.4行政助理将领导批示文件递交相关接收部门。

4.4公文归档

4.4. 1公文办理完毕后，行政助理应当根据《档案管理作业指导书》及时整理、归档。个人不 得保存应当归档的公文。

4. 4. 2归档范圉内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理，要保证归档公文的齐 全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

4. 4. 3联合办理的公文，原件山主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文 副本。

4. 4. 4拟制、修改和签批公文书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，详见《档案管理 作业指导书》。

4.5公文的保管与销毁

4. 5. 1密级文件应当在办公室阅办，不准带离，不准擅自传阅或复印。复制上级单位的秘密公 文，须经上级领导批准或授权。

4. 5.2公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印单位证明章；复制公文应当与正式公文 同样管理。

4.5.3公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

5. 4公文销毁具体操作详见《档案管理作业指导书》。

支持性文件

《档案管理作业指导书》

相关质量记录表格

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