摘 要：本文着手于地勘单位文书档案管理的重要性，结合我国现阶段地勘单位文书档案管理过程中存在的问题情况进行分析，总结出地勘单位文书档案数字化建设的具体措施，为我国今后的地勘单位文书档案管理工作提供可行性参考。

关键词：地勘单位；档案管理；数字化建设

随着我国地勘单位开发项目的逐渐增多，越来越多的文书档案需要专门进行整体与储存。为有效提高地勘单位的工作效率，地勘单位文书档案管理逐渐成为地勘单位实践发展过程中不可忽视的重要工作内容。针对我国现阶段地勘单位文书档案管理工作中存在的问题情况，如何有效解决这些问题情况，并且提高地勘单位文书档案的管理效率，成为我国地勘单位实践发展过程中急需解决的难题。

1 地勘单位文书档案管理的重要性

地质矿产勘查部门主要负责对我国的地质矿产资源进行勘查与管理，旨在提高我国土地资源及矿产资源的利用效率，有效提高我国社会的整体经济水平，促进社会经济快速发展。在地勘单位的实践工作环节，往往会产生数量众多的文书档案，这些文书档案详尽记载了地质矿产勘查相关的重要内容，对于我国地质矿产勘查工作具有不可忽视的重要作用，因此，文书档案的管理工作逐渐成为地勘单位工作的核心与重点。通过对我国近年来地质矿产勘察局的实际运作情况进行探究，可以明确的了解到文书档案管理工作在实践应用过程中所具有的重要性[1]。在2013年青海省有色地勘局的项目开发过程中，受项目工程量与文书档案管理技术的影响，该单位在实践工作中耗费了大量的时间、精力，致使项目勘查质量受到严重影响，极大的降低了地质矿产资源的勘查效率。实践工作过程中用于记载工作内容及重要资料的文书档案数量较大，在储存与调用的过程中发生了多起损毁与丢失的情况，导致地质矿产勘查部门遭受了极大的经济损失，严重阻碍了地质矿产勘查部门今后的发展情况。通过对上述问题情况进行探究，可以明确地了了解到，由于该单位的文书档案管理工作存在不足与欠缺，致使档案文件资料的管理工作存在较大的安全隐患，严重影响地质矿产勘查部门的实际工作效率[2]。

通过对上述问题情况进行分析与探究，可以更加明确的了解到文书档案管理工作对于地质矿产勘查工作的重要性。根据我国档案局与中央档案馆所制定的相应要求，我国政府部门在实践工作环节都应对文书档案进行系统化的管理，通过在固有文书档案工作上进行创新与优化，努力提升自身文书档案管理的水平，结合我国先进的科学技术与设备，在实践工作中逐步完善事业单位及政府部门的文书档案工作，以此加快我国档案信息的建设。地质矿产勘查部门在实践工作中积极落实文书档案管理，能够极大地提升地质矿产勘查的工作效率，帮助各部门做到有效协调，充分发挥地勘单位各个区域部门的实际作用。文书档案资料是地勘部门实践工作内容的具体呈现，具有极大的利用价值，属于我国政府部门不可遗失的重要财富，加强地勘单位的文书档案管理工作能够在很大程度上提高文书资料的安全性，对于地勘单位循序渐进的工作发展能够起到有力的推动作用，更能在很大程度上促进我国地勘单位的数字化文书档案管理建设[3]。

2 地勘单位文书档案数字化建设的具体方法

地勘单位文书档案的数字化建设是一个系统化。循序渐进的过程中，具体指的是将一个庞大的系统化工程转变为以数字化设备实践应用为主的档案管理模式。在地勘单位文书档案数字化建设的过程中，首先应该做好统筹规划工作，通过对单位部门文书档案资源进行调查与整理，根据档案的类型、状态、载体形态、档案信息、馆藏数量以及文书档案的利用情况，对地勘单位文书档案进行系统化的分类管理。其次，地勘单位文书档案管理部门还应明确数字化管理创新的相应标准与规范，从长远方向着手打算，切实保证地勘单位文书档案数字化建设能够具备足够的扩展能力与支撑能力，为我国地勘单位今后的发展与壮大提供有力支持。

（1）建立数字化的地勘单位文书档案管理系统，首先应建立地勘单位的档案数据库，运用现阶段新型的数据处理设备，有效提高档案数据库的先进性。数据库管理人员首先应输入文件级目录，在建立数据库的过程中实现文件资料打印与目录文档生成同时运作，以此提高档案数据库的利用效率，为地勘单位工作人员今后的实践工作提供便利。同时，数据库管理人员还应确切保证数据文件的安全性与有效性，通过对文件资料进行输入检验，确保文件资料都能够被数据库准确录入，避免在今后的实践应用过程中出现文件资料损坏与错误的情况。最后，数据库管理人员应当采用扫描仪与数码相机等新型数字化设备，对文书档案的原文件进行数字化处理，逐步完善数据库内的文文书档案内容。

（2）地勘单位文书档案数字化建设应具备完善的管理系统，在建立完善化的数据库后，文书档案管理人员就应该开始着手建立局系统网站，充分利用现阶段先进的信息网络技术，结合网站资源的管理与共享方式，充分提高地勘单位文书档案的管理效率。文书档案管理人员在注册局系统网站的过程中，应积极利用政府部门的先进信息资源，与国土资源厅政府网站和公众网络进行连接，实现网络资源的共享，有效提高地质矿产勘查部门文书档案资源的利用效率。文书档案管理人员在建立局系统网站的过程中可以通过建立网上现行文件查阅的方式，以此逐步的公开地质矿产勘查部门的政务工作。

（3）文书档案管理人员在完成局系统网站的建设后，还应采取相应的监管措施，有效加强电子文件的利用与收集效率，采用现阶段新型的文书档案管理软件，准确实现数据库文档资源信息的正确使用与录入，确保数据库资源的安全性与有效性。电子文件是地勘单位文书档案资源的来源，具有不可忽视的重要意义。在我国地质矿产勘查部门以往的实践工作中，只是单纯的移交纸质文件资料与纸质档案，这种方式在很大程度给地质矿产勘查工作带来了一定的安全隐患，致使电子文件资料存在被盗用或者损毁的可能性，严重影响地质矿产勘查部门的实际工作情况。因此，在我国地质矿产勘查部门今后的文书档案数字化建设过程中，应加强电子文件的利用与收集，有效推动我国机关档案管理工作的发展。在具体实践工作环节，文书档案管理人员应在固有档案管理软件的基础上对档案管理系统进行优化与改善，对通常使用的OA办公自动化系统进行改良，加强对电子文件的收集，对文件的字段名称、长度以及类型进行相应规定，以此提高电子文件的利用效率，并且有效提高电子文件的安全性。

3 结语

综上所述，地勘单位文书档案的管理工作在实践环节具有不可忽视的重要作用，我国地质矿产勘查部门应加强文书档案的数字化建设，利用现代化、数字化手段有效提高文书档案管理的安全性和有效性。

参考文献

[1]郭立，陈桂珍.档案数字化建设工作的探讨[J].广东科技，2011，12（09）：23-24.

[2]朱国民.谈档案数字化建设[J].华章，2011，23（07）：23-25.

[3]张洪森，任秀珍.档案数字化建设的实践与思考[J].黑龙江史志，2011，12（07）：33-25.