【摘要】文章分析了高校交叉学科办公室管理工作出现的不同于一般高校院（系）办公室管理工作的新特点，并提出了改善和提高交叉学科办公室管理工作的新措施。

【关键词】系统生物学；管理工作；交叉学科办公室

【中图分类号】 G471【文献标识码】A

【文章编号】1674-1145（2008）06-0138-02

随着21世纪新兴交叉学科——系统生物学的兴起，已经有越来越多的高校鼓励教师开展系统生物学跨学科研究，建立交叉学科研究平台，因此，高校内系统生物学研究机构纷纷成立。系统生物学是研究理工和生物学相结合的交叉学科, 是涵盖生物学、计算机、物理、数学等学科，采用数理学方法解决生物学问题。高校内的的系统生物学研究所除在生命科学学院、理学院和计算机科学学院三个学院之间进行生命科学、数理科学和信息科学的交叉研究，提供校内相关学科交叉、交流、互为促进的研究平台外，还可以通过与国内外知名大学、研究所及研究机构等密切合作，进行具有国际竞争力的研究工作。因此，研究所办公室管理工作属于交叉学科办公室性质，不仅具有一般高校院(系)办公室管理工作特点，而且还出现了许多新的特点，面临着更多新的挑战。高校交叉学科办公室应该不断探索以制定出适合交叉学科发展的管理办法，从而促进高校交叉学科更好地发展。

一、院（系）办公室管理工作的基本特点

院（系）是高校中按照学科性质设置的具有教学、科研和社会服务三个作用的基层行政组织，直接面向教师和学生，具体组织并实施教学和科研任务。院（系）办公室是全院（系）行政、后勤工作的办事机构，为教学、科研提供服务和后勤保障，其主要作用有：

1. 纽带作用：承上启下，协调左右，联系内外；

2. 管理作用：教学科研管理，日常管理，统筹安排，解决问题；

3. 协调参谋作用：收集信息，提供咨询，协助决策，完成工作；

4. 安全保卫作用：制定规章制度，落实措施，保管文件，整理档案；

5. 后勤保障作用：设备维护，水电维修，提供保障，搞好服务。

二、交叉学科办公室管理工作出现的新特点

高校交叉学科研究所属于交叉学科性质的研究所，又属于学校直接下属研究单位，故性质同于一般性的院（系）单位。因此，交叉学科办公室管理工作不仅同样具有以上一般性高校院（系）办公室管理工作特点，即纽带作用、管理作用、协调参谋作用、安全保卫作用和后勤保障作用等，是学校、研究所、教师、学生联系的纽带。同时又要体现更多的交叉作用，即研究所在学校与各相关交叉学院之间进行教学、科研及服务等管理工作的协调作用，提供校内相关学科交叉、交流、互为促进的研究平台。并且积极与国内外知名大学、研究所及研究机构等密切合作，邀请专家访问，举办各种开放性学术交流研讨会，建立国际联合实验室，进行具有国际竞争力的研究工作。

按照交叉学科的要求，系统生物学是采用数理学方法解决生物学问题，此学科必须是涵盖生物学、计算机、物理、数学等学科，是研究理工和生物学相结合的交叉学科。因此，为培养复合型的交叉研究人才，我校系统生物技术研究所在生命科学学院、理学院、计算机学院的有关硕士点中设立了“系统生物学”研究方向。该方向已纳入2008年的硕士研究生招生计划，实行招生。该方向的硕士研究生课程包含了数学、计算机和生物方面的内容，任课教师来自理学院、生命科学学院、计算机学院和力学所等。同时，又在通信与信息工程学院“通信和信息”一级博士点下，自主设立了“信息学与系统生物学”二级博士点，并已于2008年开始了博士招生工作，并引进了此方向的博士后。因此，在管理方面，研究所又不是单纯的院（系）性质，而是一个交叉学科的研究所不仅面对着学校各级机关和行政部门，同时要协调与各相关交叉学院之间系统生物学方向的教学科研管理工作，包括学生的学籍管理、成绩管理、教学档案管理、教师的教务管理、科研活动的管理、科研成果的管理、教学科研工作量核算等内容。

另外，为提供校内外相关学科交叉、交流、互为促进的研究平台，研究所在建所不久就启动了系统生物学研究基金，每年设立约10元基金，用于资助与系统、动态、信息等和生命科学交叉的系统生物学研究课题，第一批研究基金已于2007年资助了9位年轻学者的研究工作，对他们交叉研究工作的开展起到积极的推动作用。目前，第二批研究基金的申请工作也已正式开始，吸引了计算机学院、机自学院、生命科学学院、通信学院、材料学院、理学院等近20名参与系统生物学交叉研究的教师报名申请。从基金报名申请工作开始，到组织评审、批准及基金的使用与管理、资助者研究成果管理等，这些都是不同于一般性高校院（系）办公室管理工作。

为增加研究所的知名度，通过与国内外知名大学、研究所及研究机构等密切合作，进行具有国际竞争力的研究工作，努力把研究所办成开放性、国际性的研究所。经常性邀请来自于美国、比利时、日本、法国、德国等国的许多从事系统生物学研究的国际专家进行学术交流，并且利用现代通信工具，通过网络会议（Skype形式）有机地把我校、中科院、中科大、日本大阪产业大学和东京大学的五个课题组组织起来开展学术讨论，办成开放性质的学术讨论会，共同探讨系统生物学方面感兴趣的问题。因此，访问学者的管理，开放性学术讨论会的管理等，也是一般性高校院（系）办公室管理工作中极少涉及的问题。

三、改善和提高交叉学科办公室管理工作的新举措

以上这些交叉学科办公室管理工作的新特点，要求研究所的办公室管理工作也要相应跟上现代化，提供智能性和创新性的服务，这既取决于办公室人员自身素质的提高，各种规章制度的建设及加强，也需要学校促进和创造现代化办公条件，加强办公室的“硬件”建设，增添办公自动化设备，建立信息化的管理平台。主要可以采取以下的新举措，来改善和提高交叉学科办公室管理工作效率。

（一）提高交叉学科办公室工作人员的素质，推动管理工作水平的提高

提高素质，加强队伍建设，培养现代化的管理人才，并充分发挥工作人员的主观能动性、工作积极性和创造性，是提高交叉学科办公室管理水平的关键。办公室工作人员需具备以下几方面能力和精神素质：

1．具有“甘当人梯”的精神。在体现自我价值的当代社会，许多人憧憬着“主角”工作，而交叉学科办公室不同于一般性办公室性质，恰恰是一种“打杂”的工作性质，所强调的是要做好“配角”。因为他们的工作量大，工作繁杂琐碎，有时不被理解。只有具有甘当人梯、甘为他人做嫁衣和为别人服务的精神，才能够做好这种工作。

2．具有“一专多能”的综合能力。“一专”是指办公室工作人员所担负的主要工作要非常熟悉，愉快胜任，保证完成任务；“多能”是指有完成多项任务的能力，如交际、办事、操作、写作、记忆、理解、表达等能力。因此，交叉学科办公室工作人员要不断加强业务学习，提高自身素质，使办公室工作由单纯的抄抄写写的服务工作扩展到信息、决策、咨询、助理和提供现代尖端技术的服务，并使办公室工作人员向懂得外语和办公自动化技术的外向型专业人才转变，以逐步适应交叉学科办公室管理工作的新特点。

3．具有“团队协作”精神。办公室的工作，是部门工作，但协调的内容和范围又是全校和所有相关交叉学科学院。只有团结才能出效率，出成果。因此，交叉学科办公室不仅要紧紧地围绕高校、院（系）、所党政工作，还要协调办公室自身内部和个人思想，努力营造团结和谐的气氛，在协调中工作，在协调中提高，在协调中前进，以保证交叉学科办公室管理工作高效运行。

（二）加强各种规章制度的建设，促进办公室管理工作的规范化、科学化

制定各种制度，使管理规范化。对于公文管理、会务管理、印章管理、档案管理、内部财务报销管理、实验室管理、公用机器设备的管理等等制定各种严格的制度规定。

1．公文处理规范化。上级下发的公文要及时、准确的呈报院（系）所党政领导和传达到下属各教研室；传阅、呈批下属各教研室或各教职员工各种请示报告，并转交分管领导审批，及时将批注报告快捷地进行信息反馈。

2．会务工作规范化。建立会务工作流程图，保证会务工作依照会前准备,会中组织，会后总结程序进行。

3．印章管理制度化。印章具有法定性、权威性和有效性，制定严格的制度加强对印章的管理，以确保印章的有效性和安全性。

4．档案管理制度化。由于交叉学科办公室不同于其他业务性较强的职能部门，有关教学、科研以及行政方面的材料在归档时相当一部分是行政、教学和党政交叉的文件。制定科学的制度加强对档案的管理，才能便于档案的保管、利用，确保档案的有效、安全。

因此，只有建立和加强各种系统、规范的管理制度，才能确保交叉学科办公室各项管理工作顺利进行。

（三）采用现代化管理方法，建立信息化管理平台，提高工作效率和管理效能

交叉学科办公室管理理念和方法的现代化，需要有现代化的办公设备支撑。办公设备的更新也会促进工作方法的演变和效率的大幅度提高。随着高校教育改革与发展步伐不断加快，学校也采取积极的态度，投入大量的资金，加强办公室的“硬件”建设，增添办公自动化设备，促进和创造现代化办公条件，建立信息化的管理平台。

1．借助计算机网络技术，建立信息收集、处理、传输和反馈的综合办公系统，采用办公主页、电子邮件等方式在网上公布学校文件、通知等管理信息，进行网上即时、多向、互动的信息交流，使管理更加科学、民主和有效。

2．通过局域网的建设，作为服务器和一般终端的一些电脑相连接，在决策支持、信息传递、资料处理及实物管理等方面发挥功效。

3．通过网络会议（Skype形式）、电话会议、图文传真等形式使不同地方的人能通过终端显示器共同探讨共同感兴趣的问题，节省时间和费用。

4．增加了各种资料输出、储存设备，如打印机、扫描仪、投影仪和刻录机等都有利于提高办公室的工作效率和服务质量。

总之，在高校积极支持和配合下，通过以上的这些举措，一方面，提高了办公室行政人员的素质和业务工作水平；另一方面，不仅帮助解决了交叉学科研究所与学校及各相关交叉学院之间信息交流和沟通带来的诸多不便，提高办公室的工作效率和服务质量，而且有利于建立一个有代表性和开放性交叉、交流、互为促进的国际交叉学科的研究平台。

【参考文献】

[1]张胜群．浅谈高校系办公室管理[J]．行业天地，1999，（2）．

[2]黄朝晖．高校系部办公室管理工作初探[J]．鸡西大学学报，2006，（2）．

[3]谢丽萍，陈静．高校基层办公室提高工作效能途径浅谈[J]．绍兴文理学院学报，2004，（9）．

[4]孙旭东，赵映振．高校办公室管理工作的新特点与新举措[J]．管理天地，2003，（20）．

【作者简介】田汉莉（1972- ），女，上海大学系统生物技术研究所，硕士，研究方向：生物技术。