行政公文的作用

像布告、通告等公文,如要求下属机关以及有关人员“遵照执

行”的,或要求人民群众“共同遵守”的，也在相应范围内具有法定的权威性

和不可逾越的约束力,发挥着法规作用。现代应用文在加强社会主义法制、维

护社会秩序上的作用，已越来越受到人们的重视。

　　　（二)指挥、管理功用

　 　自古以来,应用文就是对社会进行管理的工具。今天,日趋现代化、高效

率的管理工作，对现代应用文提出了更高的要求。在党政机关、企事业单位、

群众团体的公务活动中,上级机关对下级机关发布的公文,如决定、指示、批

复等,都起着指挥作用，下级机关必须“遵照执行”或“参照执行”。这样，

中央的方针、政策，才能逐层下达，深入到人民群众中去并化为全国人民的自

觉行动，各具体单位的各项工作，才能统一步调，有秩序地开展。同时，下级

机关所作的请示、报告、总结等，及时反映基层的情况,也为中央制定方针、

政策，及时指导工作提供依据。这种应用文,是管理工作中不可缺少的有机组

成部分，文书的起草、定稿、发布，是与管理行为同步发生的。离开机关应用

文写作，各方面的管理工作就无法进行,乃至陷于混乱状态。即使将来办公自

动化了，也代替不了人在管理上的作用,也离不开应用写作，只是更讲究规范

和更注重效率而已。

　 　 (三)联系、协调功用

现代社会里，人的活动范围更加广泛，群体与群体、群体与个人、个人与

个人都存在着千丝万缕的联系,需要加强联系,·互通信息，处理好人际关系。

社会化大生产越发展,专业化水平越高,分工就越细，需要部门之间、组织之

间的合作，需要做好联系、协调的工作。应用文就是联系、协调的工具之一。

机关应用文在交流信息、沟通上下左右关系，以求相互协作完成任务方面的作

用,已为人们所熟知。其实,个人与个人之间、个人与群体之间，也需要相互

了解，联络感情,商量事情,协调行动,书信这一文种从古到今受到重视就是

明证。而带有礼仪性的应用文，在联络感情、促进协调方面所起的作用，也越

来越受到人们的关注。至于协议书、合同之类文书在经济活动中的协调作用，

更是在市场经济条件下得到了充分的发挥。我们应切实强调应用文在人际关系

协调上的作用,运用好这一工具，处理好日趋复杂的人际关系。

　 (四)宣传、教育功用

　　 应用文是用来处理公私事务的,但要处理好公私事务,必须让人们知道应

该做什么、为什么要做、怎样去做。这就需要摆清事实，讲透道理,实际上是

在进行宣传、教育。行政公文的发布，是在传达党的路线、方针、政策，而人

们在学习、理解、贯彻、执行的过程中，也会受到深刻的教育。在市场经济条

件下，应用文的宣传、教育作用,又有了新的表现。众多企事业单位运用应用

文这一宣传工具,宣传组织形象，传播组织信息，以期扩大自身影响，提高自

身的知名度和美誉度,赢得社会的信任和支持，近几年来的广告大战便是很好

的证明。当然，我们可以说其他各类文体的文章都有宣传、教育作用，因为所有文章都是信息的载体，从传播学角度来讲,宣传就是人与人之间信息的传递

和分享。之所以在这里强调应用文的宣传、教育作用,是因为它的宣传、教育

是与处理公私事务相结合的，其效力更直接、更显著。

(五)凭证、依据功用

　应用文的凭证、依据功用,在不同文种中有程度不同的表现。就机关公文

而言，每份公文都反映着制发机关的意图，收文机关以此为依据去处理工作、

解决问题。如果拿没有必要的公文作为凭证和依据，各个机关之间的公务联系

必然被削弱,各个机关难以开展正常有秩序的工作。就契据文书而言,其凭证

作用更为明显,如协议、合同等作为双方彼此确定的权利和义务的依据，凭证

双方都要信守,任何一方违约，都会因此被追究责任。其他如会议记录、介绍

信、证明信，甚至书信、日记,都可以作为凭证。应用文是办事的,有时效

性,某件事办完了，其作用也随之消失。但是某些应用文,作为真实的历史记

录，在完成其现实作用后,将被立卷归档,作为文献资料留供后人查考，则也

起着凭证作用。

　　 　应用文的五个方面的功用是互相联系的,要作为一个整体去理解。事实

上，往往是一个文种乃至一篇应用文,同时发挥着几方面的功用，而不是单一

的功用。随着信息时代、知识经济时代的到来，现代应用文与社会发展、人们

生活之间的关系越来越密切,使用频率也越来越高,并逐渐走向电脑化、国际

化，还会有更多的功用表现出来。因此,我们在应用写作实践中，不仅要努力

发挥它现有的五个功用，还应该不断总结新经验,充分发挥出它应有的和新出

现的功用。

(二)行政公文的作用

　 行政公文的具体作用很多,不胜枚举，这里仅介绍行政公文的基本作用。

　 1.凭证作用

　行政公文是一种联系工作事项和开展公务活动的书面凭证,起着“立此存

照”的作用。比如，请示和批复是往来于上下级机关之间的公文,下级机关请

示问题，上级机关对此请示进行批复，都用公文行文。公文在此不仅表示严

肃、庄重，而且还可以作为凭证，以备查考。

行政公文是公务活动的原始记录，不仅具有现实效用,而且具有保存价

值。行政公文是在公务活动中产生的一种办事工具,用以表达制发，单位的意

图、传递信息、记载机关活动。它是以具体内容来反映制发单位特定活动的历

史记录。因此，行政公文也起到超越时间的历史凭证作用。以往历朝历代遗留

下来的行政公文都是当时历史事件、社会活动的反映。

　　 　行政公文是法定机关制作和使用的，法定机关通过它来行使职权

定效力。行政公文的这种职权性和法定效力,使它具有权威性。

　2.指导作用

具有法

指导具有指示、引导的双重意思，行政公文的指导作用也表现在两方面。

一方面，行政公文是传达、贯彻党和政府的方针、政策的重要工具,领导

机关也通过行政公文来传达工作决策和安排。党和政府的方针、政策，各级领

导机关的工作决策和安排，是各级机关开展各种公务活动的指导纲领和重要依

据。领导机关通过制发行政公文实施对下级机关的具体领导,这类公文对下级

机关具有指示作用。

　 另一方面，有些行政公文是针对某些具体问题而制发的,它只要求下级机

关结合本单位、本地区的实际情况参照执行。这类公文对下级机关的工作起着

引导作用。

指示和引导不能截然分开,只是指导作用的不同体现而已。行政公文的指示作用，也可以说成是指挥作用或领导作用。一般来说,直接的上级领导机关

的行政公文对下级机关的工作起“指挥”作用;上级业务指导机关的行政公文

对下级职能机关的业务活动更多地起“导”的作用。

　　3．规范作用

行政公文具有规范公务活动甚至个人行为的作用。我国的各种法律,如

《刑法》、《刑事诉讼法》、《婚姻法》等,都以行政公文的形式发布。‘国家行政

机关的行政法规和规章，如《行政区域界线管理条例》、《北京市城市房屋拆迁

管理办法》，也都以行政公文的形式发布。这些法律、行政法规和规章都具有

准绳和规范作用。国家各级权力机关、行政机关发布的命令、决定、意见、通

告、通知等，对各项工作和活动也起着规范作用，在其有效的时间和空间范围

内,任何单位和个人均不得违犯。如中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布

的《关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知》（1９98年１1月10日）就起

到了规范党政机关开会地点的作用；国务院纠正行业不正之风办公室发布的

《关于坚决刹住发放使用各种代币购物券之风的紧急通知》 (１99８年12月１１

日)则不但对政府机关、企事业单位金融财税制度起规范的作用，而且对持有

代币购物券、卡的个人也起规范作用，持有者必须在截止日期前使用完毕,过

期一律不得使用。

　 4.沟通作用

　 　 行政公文的传播性决定了它具有沟通作用。在上下级机关之间可以垂直逐

级行文，在乎级机关和不相隶属机关之间可以横向直接行文。上下左右信息畅

通,情况了解及时，决策有效迅速,各项公务活动和管理工作就会卓有成效。

　 　 ５.晓谕作用 —

晓谕作用就是宣传教育作用。党和政府各项方针、政策的贯彻、执行，各

项公务活动的开展和各项工作任务的完成，都要依靠广大人民群众的积极性和

创造性。积极性需要调动，创造性需要启发,而党和政府的一些重要文件精

神，正是调动广大人民群众积极性、启发他们创造性的巨大精神力量。一些载

有中央领导同志重要讲话的公文的发布和传达，会迅速引起全国人民的学习、

贯彻热潮，在改革开放和社会主义建设事业中起着不可估量的作用。这些公文

已成为教育广大人民群众的重要文献,成为人民群众学习党和政府的方针、政

策，学习邓小平理论的生动教材。

　　 党和政府的方针政策、行政法规和规章、上级的指示和机关的工作部署，

只有让人民群众知道,人民群众才会自觉地去贯彻、执行,并以之规范自己的

行为。另外，也只有让人民群众知道，社会才会形成一股强大的舆论压力，监

督党和政府的方针、政策的贯彻、执行。

行政公文的作用虽可归纳为以上五点,但这五点之间并不是割裂的，往往

是相互融合、难以分开的。